Microsoft Teamsを導入してみたけれど、なかなか社内で定着しない、活用されていないということはないでしょうか。

とくにWeb会議は特定の人は使うけれど、まだまだ社内で活用が進むには対策が必要な会社もあるかと思います。

そこで今回はTeamsのWeb会議の利用シーンを作り、その良さを知ってもらい、定着されるようにする対策をお伝えします。

定例会のオンライン化

Web会議を身近なものとし活用していくには、頻繁に利用することが必要となってきます。

そこで部署毎に週一度、短い時間でもいいので時間やルールを決めた定例会議をオンライン化してみてはいかがでしょうか。

日時やルールを決めることにより、会議に向けて仕事を調整したり、時間内に会議を終わらせるために各自が準備するといったトレーニングにも繋がります。

また、部署ごとだけではなく他部署間（チーム毎）でも開催することができれば、人間関係を構築し、より円滑に仕事が進めることができるのではないでしょうか。

定例の会議を予約する

では、定期的にWeb会議を予約する方法をご説明いたします。

まず予定表を開き、会議を予約したい時間の範囲を選択し「新しい会議」画面を表示します。

 

「新しい会議」の設定画面が開きます。

会議のタイトル、ユーザーを招待し、会議の詳細情報があれば追加します。

 

定期的な会議を予約する場合は、日付の下にある「繰り返さない」の横にあるドロップダウンメニューを開きます。

既定のオプションから希望の頻度を選択するか、[ユーザー設定] を選択して独自の頻度を作成します。

ここでは「毎週」に設定します。

 

すべての会議設定が終わったら「送信」ボタンをクリックすると、予定表に今後の会議予約の設定がされます。

 

会議の時刻になると会議開始の通知がバナーで表示されます。予定表でWeb会議の予定をクリックして会議に参加しましょう。

 

このように頻繁にWeb会議を開催することで参加するひとも次第に慣れ、Web会議のよさも実感するのではないでしょうか。ぜひ定期的な会議をオンライン化してWeb会議の定着を図りましょう。