Zoomを使って会合やセミナーをオンライン化しよう
コロナ禍の影響により、リモートワークをはじめ、打合せや商談・セミナーなど本来なら集まって行うことも「集まらない事が常識」となってきています。それに伴い、企業や団体などではインターネットを通して行うWeb会議システムの導入が進み、会合やセミナーもWeb会議システムでの開催が増えてきています。
まずは、代表的なWeb会議システムを簡単にご紹介します。
Zoom（ズーム）
Zoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。全世界で75万人以上が使用している、今もっとも注目を集めているWeb会議システムです。
Microsoft Teams（マイクロソフトチームス）
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
Microsoft社が提供しているグループウェアで、チャットやビデオ会議などができるクラウドサービスです。Microsoft 365プランに含まれているほか、単体の無料プランも公開され誰でも利用が可能です。
Google Meet
https://apps.google.com/intl/ja/meet/
Google社が提供するコミュニケーションツールです。特徴は、パソコンであればブラウザで全機能が利用できることです。また、他のGoogleサービスとの相性は抜群です。Googleアカウントがあればだれでも利用が可能です。
Cisco Webex Meetings
世界で最も利用されているWeb会議システムと言われ、Zoomと並んで高い知名度を誇ります。セキュリティが高いことも特徴のひとつです。
上記の中で、ここでは国内でも高いシェアを誇り、簡単な操作性などが高く評価されているZoomの特徴や機能の一部とZoomを使ったセミナーの手順についてご紹介します。
Zoomの主な特徴
１．URLをクリックするだけで簡単に参加できる
会議の主催者から送られてくる招待URLをクリックするだけで、簡単に会議に参加することができます。パソコンでの参加の場合はログインや、事前のID登録などが不要なので、参加のハードルが低くなります。
２．画面共有
「画面共有」ボタンをクリックするだけで、主催者のPC画面を参加者に共有することができます。タブレットやスマートホン端末への画面共有も可能です。資料などを印刷して準備する必要がなく、準備の手間を省くことができます。
３．ホワイトボード
「ホワイトボード」の機能を使うことで言葉だけでは伝わらないような事でも非常に伝えやすくすることができます。通常の画面共有だけでなく参加者同士で書き込みができるので、アイディアを出し合う場としても使用できます。
４．録画・録音
「レコーディングボタン」をクリックするだけで、簡単に録画と録音を行うことができます。議事録などを細かくとる必要がありません。有料プランではクラウドレコーディングが可能になります。
５．スポットライトビデオ
主催者を含め３名以上で行っている際に有効な機能です。通常は最後に発言している人の画面がメインとして表示されますが、この機能を使うと特定の人をメインスピーカーとして画面表示できます。
Zoomで行うオンラインセミナーの手順
１．事前確認
まず開催するオンラインセミナーについて、会場の状況や参加者数、ゲストがいる場合はどのように参加するなど、形態、規模などを確認します。
２．配信環境の検討
会場の規模や形態に応じて、パソコン、Webカメラ、マイク、スピーカー、ケーブルなど、配信にあたって、どのような機材が必要になるか検討します。図面を起こし、機材の配置なども含めて検討するとよいでしょう。
そして当日のタイムスケジュール表もあわせて作成します。
３．検証
検討した配信環境で問題がないか、実際に検証をおこないます。
４．Zoomより、ミーティングを予約
ミーティング名、開催日時、所要時間など必要項目を入力し、オンラインセミナー参加へのURLとID・パスコードを取得します。
※この時に参加者がエントリー時にミュートになるよう事前に設定しておくとよいでしょう。
５．参加者へURLとID、パスコードを連絡
少なくとも前日までにはオンラインセミナー参加者へ、取得したURLとID、パスコードをメールで連絡します。
６．事前リハーサル及び検証
事前のリハーサルでは、ゲストがいる場合、可能な限り参加してもらいます。ゲスト側の通信状況やPCのスペックなどを確認し、あわせて当日も同じ環境で行うのかも確認します。リハーサル後には検証を行います。
７．当日リハーサル
オンラインセミナー当日は、本番環境で事前にリハーサルをおこないます。
９．タイムスケジュールに則って本番開始
10．オンラインセミナー終了
終了後に出席者リストを作成し、主催者へ提出するとよいでしょう。
オンラインセミナー実施のポイントや注意点など
・カメラ、マイクは別で準備
映像がきれいに見えるかどうかも大切ですが、音声が途切れていると映像がキレイでも、会議やセミナーになりません。また、相手に自分の声がクリアに届くことは会議やセミナーがスムーズに進む重要なポイントとなります。
・通信状況の確認
インターネット環境で行うため、通信速度を確認するなど事前にトラブルを回避するための準備が大切となります。動画などの配信がある場合はリハーサルの時に必ず確認をします。
・トラブルの想定及び準備
パソコンのメモリ容量が圧迫されて固まったりなど、不測の事態を引き起こす可能性もありますので、予備のパソコンやタブレット端末などを用意するのがおすすめです。また、ゲストや他拠点とのやり取りが出来なくなった際に代替で対応する動画などを準備しておくことをおすすめします。
・会議やセミナーの案内方法
Zoomが広く普及してきていますが、まだ不慣れな方も少なくありません。はじめて利用する相手のために使い方を記載した説明文もメールに加えて案内することをおすすめします。
・チェックリストの作成
ミーティング前は準備などでどうしても慌ただしくなります。そんな中でも落ち着いて確認ができるように「ミーティングのチェックリスト」を作成しておきましょう。
このようにWeb会議システムを使っての会議やセミナーが増加しています。今回ご紹介したセミナーの手順はほんの一例です。この機会に参加するだけでなく、Zoomを使って会合やセミナーをオンライン開催してみませんか。弊社ではZoomを使っての様々な会議やセミナーのお手伝いをしておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
