特定のメールをTeamsに自動投稿して生産性アップを図ろう

ビジネスにおいて、リアルタイムの情報共有は重要です。特に、メールで受信した内容を迅速にチームと共有することは、プロジェクトの効率を高め、生産性を向上させる鍵となります。
今回は、Power Automateを活用して、特定の受信したメールをTeamsに自動で投稿する方法を紹介します。

１．Power Automateにアクセスします

Power Automateサイトにアクセスします。はじめてアクセスした場合は、サイトにアクセスし、画面右上の「サインイン」を行います。

今回はOutlookに来たメールをTeamsに投稿するテンプレートを利用していきます。
以下のテンプレートページにアクセスします。

「続行」ボタンをクリックするとフロー作成画面に移動します。

①　ここではOutlookの受信トレイに入るメールを対象にするため、「When a new email arrives」の「フォルダー」にて「受信トレイ」を選択します。

②メールの条件を設定します。

もし、特定のアドレスからのメールを対象とする場合は、「Condition」にて以下のように条件を設定します。

③「はいの場合」で投稿先のチャネルなどを選択します。

投稿者にて「ユーザー」を選択した場合、投稿者はフローを作成しているユーザー自身になります。

「Message」では既定の場合、 [本文のプレビュー] が入っていますが、編集が可能です。

入力欄をクリックすると [件名] や [差出人]、[宛先] などを追加することもできます。

④設定が終わったら、画面下の「保存」をクリックします。

設定の際は、特定のメールアドレスについてテスト用のメールアドレスを利用し、あらかじめ設定が正しいかテストを行ってから本番のメールアドレスを設定するとよいでしょう。

自動投稿すると以下のようなメリットがあります。ぜひ、業務の効率化を図るために活用してみてはいかがでしょうか。

１．業務効率のアップ

特定のメールを自動的にTeamsに投稿させることで、手動での投稿が不要になり、業務効率を上げることができます。特定のメールを受信した瞬間に、Teamの指定チャネルに情報が投稿され、共有できます。

２．エラーの軽減

自動化されたプロセスは人的なミスを軽減します。特定の条件に一致するメールについて、指定したチャネルに自動投稿するため、誤ったチャネルに情報を送信するリスクを防げます。

３．リアルタイム性の向上

自動投稿により、情報は受信された瞬間にチームメンバーに共有でき、リアルタイムでの意思決定とコラボレーションが可能となります。